BLOGS

5 gouden tips voor het maken van een bureau briefing

| 29 november 2018

Je wilt iets nieuws. Bijvoorbeeld een nieuwe huisstijl, een steengoede wervingsactie om nieuwe klanten of medewerkers binnen te halen of een filmpje voor op je website. Je hebt deze expertise niet in huis, dus schakel je een creatief bureau in. Natuurlijk ga je uitgebreid kennismaken met het bureau. Je legt mondeling uit wat je wilt hebben. Toch kan en mag een goede briefing op papier niet ontbreken. In dit artikel geef ik je een aantal tips voor het maken van een briefing. Inclusief een link naar een gratis download.

Ik heb het om mij heen vaak zien gebeuren. Je wilt snel even iets hebben en hebt nu geen tijd om een briefing te schrijven. Je laat het bureau langskomen en brieft ze mondeling wat er moet gebeuren. Het bureau gaat ermee aan de slag, presenteert twee weken later hun voorstellen. En dan… Voorkom onduidelijkheden of teleurstellingen! Schrijf bij elke opdracht die je hebt een heldere briefing. Het bureau weet precies wat ze moeten opleveren. En jij kunt toetsen of de creatieve voorstellen van het bureau aansluiten bij de opdracht die je gegeven hebt. WIN-WIN dus.

Voorkom onduidelijkheden of teleurstellingen! Schrijf bij elke opdracht die je hebt een heldere briefing.

5 gouden tips voor het maken van een briefing:

  1. Voordat je start: zorg dat je belangrijkste stakeholders mee zijn
    Je opdracht tussentijds wijzigen is funest. Het kost altijd extra tijd en geld. Zijn je salesmensen bijvoorbeeld op hoogte van de actie die eraan zit te komen? Kunnen zij de ‘druk’ van extra klanten na een wervingsactie bijvoorbeeld wel aan? Zijn er nog andere collega’s die er mogelijk iets van moeten vinden?
  2. Een duidelijke opdrachtomschrijving
    Klinkt heel logisch. Toch gebeurt het zeer regelmatig dat de opdrachtomschrijving niet volledig is. Dan krijg je dus iets wat je misschien niet verwacht had. Of er ontbreken dingen… Hoe specifieker je bent, hoe beter. Omschrijf duidelijk wat de deliverables zijn die je van het bureau verwacht. Wil je een nieuwe huisstijl? Dan heb je zeer waarschijnlijk visitekaartjes, een digitale handtekening, social media iconen, briefpapier, etc. nodig. Schrijf alles uit, hoe logisch sommige dingen ook lijken!
  3. Wees volledig
    Is je briefing nog niet helemaal klaar, bijvoorbeeld omdat je bepaalde informatie nog niet weet? Haal dan eerst de ontbrekende info op. Zorg er dus altijd voor dat je briefing volledig is. Ik schreef het al bij punt 1: achteraf je briefing aanpassen omdat je bijvoorbeeld tot andere inzichten bent gekomen: killing! Ik hoef je niet uit leggen waarom.
  4. Zorg voor een heldere doelgroepomschrijving
    Alleen jij kent je doelgroep door en door. Waar vinden we deze mensen, wat zijn hun interesses, waar worden ze warm van, hoe oud zijn ze gemiddeld, wat is hun functie? Wees ook hier zo volledig mogelijk. Want wat voor de ene doelgroep wél werkt, hoeft voor de andere niet te werken. Hoe beter jij je doelgroep voor de bril hebt, hoe groter de kans dat de creatieve uitwerkingen jouw doelgroep in beweging brengen.
  5. Wees SMART
    In een goede briefing is de doelstelling SMART omschreven. SMART staat voor: specifiek-meetbaar-acceptabel-realistisch-tijdgebonden.
    Is de doelstelling duidelijk en meetbaar? Wordt de doelstelling door alle betrokkenen geaccepteerd? Is het doel realistisch en wat is de deadline voor de doelstelling? Meetbare doelstellingen maakt evalueren achteraf een stuk makkelijker.

Kortom, trek even wat tijd uit voor het maken van een briefing. Een goede briefing past wat ons betreft trouwens gewoon op 2 A4-tjes. Ellenlange teksten zijn dus zeker niet nodig. Keep it simple!

Wil je een voorbeeld hebben van een goede bureaubriefing? Je mag ‘m hier gratis downloaden. Heb je hulp nodig bij het kiezen of briefen van een bureau? We vertellen je graag hoe.

Delen:
Marjolein Zeestraten5 gouden tips voor het maken van een bureau briefing